就業規則は周知をしていないと無効です
就業規則は、労働基準法により周知する義務があり、
せっかく定めた就業規則も、周知していないと無効になる可能性がございます。
詳しくは、以下をご確認ください。
- 就業規則の周知はなぜ必要なのか？
就業規則は作成して労働基準監督署に届け出ただけでは効力を持ちません。
労働者に周知して効力が生じ、会社の客観的なルールとして機能します。
つまり、立派な就業規則を作成しても、従業員が知らなければ「絵に描いた餅」になります。 - 法定の周知方法
労働基準法では、以下の3つの方法による周知を義務付けています。
① 常時見やすい場所に掲示・備え付ける
② 従業員一人ひとりに書面で交付する
③ パソコンやタブレット等で、常時確認できるようにする
具体的には以下のイメージです。
休憩室、食堂や更衣室への備付け／社内イントラネットでの公開／従業員説明会の実施、など・・・
従業員が必要な時に、容易に確認できる状態にしておくことが重要です。
「金庫に大切に保管」では、周知になりません
- 周知を怠った場合のリスク
周知していない就業規則には効力がなく、トラブル時に会社を守れません。
罰則の適用
・30万円以下の罰金が科されることがあります。
- 確実な周知のために
複数の方法を組み合わせると良いでしょう。
・各部署への掲示 + 従業員への書面交付
・社内システムでの公開 + 新入社員研修での説明など・・・
周知の記録を残す
・説明会の実施記録
・掲示・備付けの写真記録（写真は日付が残ります）
定期的な確認
・年1回以上の周知状況の確認（36協定の更新と同時期ですと、事務負担が少ないと思います）
・就業規則改定時の周知をお忘れなく
最後に、就業規則は「作ったから大丈夫」ではなく「従業員が知っている状態」を維持していることが重要です。
